Digitalização de documentos: o que define a qualidade do resultado

Digitalizar é capturar uma imagem do documento. Um acervo digital útil, porém, exige três coisas além da captura: preparação, conferência e indexação.

Preparação

Grampos, dobras e páginas coladas comprometem a captura. A preparação prévia reduz a necessidade de repetir digitalizações e protege o documento original.

Parâmetros de captura

A escolha de resolução, modo de cor e formato depende do uso previsto. Documentos que serão apenas consultados visualmente têm exigências diferentes daqueles que precisarão de reconhecimento de texto para pesquisa.

Conferência

Toda entrega deve ser conferida. A verificação por amostragem identifica páginas faltantes, ilegíveis ou fora de ordem antes que o acervo digital seja usado.

Indexação

Sem indexação, o acervo digital é apenas uma pasta grande. A indexação cria os campos que permitem localizar um documento por nome, data, número ou qualquer critério relevante para a empresa.

O que a digitalização não resolve sozinha

A digitalização não confere validade jurídica automática ao documento e não autoriza o descarte do original. Essas decisões dependem de avaliação específica e das autorizações aplicáveis.